Las reglas del uso compartido le permiten hacer excepciones automáticas a la configuración de uso compartido definida por los perfiles de usuario en función de los valores de campo de un registro, para darles a los usuarios acceso a registros que no son de su propiedad, o que normalmente no pueden ver de acuerdo con el nivel de acceso de no propietario definido en su perfil o su lugar en la función de roles de jerarquía .

Las reglas de uso compartido, como las jerarquías de roles, solo se utilizan para dar acceso a los registros a usuarios adicionales; no pueden ser más estrictas que la configuración de su perfil o la configuración global de uso compartido.

Las reglas de uso compartido se pueden utilizar para otorgar acceso de nivel de propietario a los usuarios de un perfil o acceso de solo lectura. Puede definir una regla de uso compartido para cada uno de estos dos niveles de acceso.

Una regla de uso compartido se define mediante una fórmula que utiliza el generador de fórmulas de Mapsly y puede contener una o varias condiciones lógicas, incluidas las anidadas, vinculadas por operadores AND / OR. Cada condición es una comparación del valor de campo de un registro con un operando constante.